清新,一是开门见山,二是与会无关的话坚决不说,三是语言生动。否则,一来浪费自己和大家的时间,二来使会议主题被冲淡。
10.主持会议尚简明,忌拖泥带水
会议主持者要学会用简明的语言表达深刻的思想,而不要以啰嗦的语言说明肤浅的道理。语言拖泥带水必然使与会者疲惫松散。会议是因事而开,因此应把握好时间,不宜开得过长。据生理学家研究,当人参加会议或讨论时,脑力的最佳状态只能保持四十到四十五分钟,超过一小时,与会者的注意力就会分散,会场纪律也会难以维持。所以,事明即当散,衡量会议的质量不在时间而在内容。当然,会议也不能因时限而疏漏内容,否则,虽“简明”却不解决问题。
11.主持会议尚引导,忌切言断流
做出一个科学的决策,需要多种方案;确立一个正确的观念,需要各种思想的交锋。与会者之间的分歧,与会者与会议主持者之间的分歧,是好事而不是坏事,好就好在能从各个方面提醒会议主持者防疏补漏。因此切不可不容反面意见,而应将不同的思想朝有利于解决会议中的问题方面引导,特别是产生观念的会议,会议主持者的语言更应特别注意,要在引导上下功夫,引导势必使言路大开。语言是一个“外壳”,会议主持者要具备引导的能力,其根本还在于会议主持者应具备较好的素质。
12.主持会议尚启迪,忌一锤定音
会议主持者切忌将会议搞成一言堂,而应充分发扬民主,提倡各抒己见。在会议中,会议主持者要学会把握设问句的句式,给与会者以启发,而不要用肯定句式贯穿始终,这在讨论会上尤为重要。会议主持者的水平在于通过思考之后,将各种意见综合起来进行比较,择其优者而从之。即或对那些不妥的意见,在语言中也不应流露出否定之意,而应肯定其在讨论中的作用,这对以后开讨论会无疑具有重要的作用。会议主持者一锤定音不仅使会议开不好,而且会破坏民主气氛。
13.主持会议尚感染,忌冷若冰霜
会议主持者要善于制造某种气氛以适应各种不同类型的会议。在讨论会上切忌语言刻板,而应含蓄、诙谐;在发散型会议上,则要富有鼓动性,具有号召力,切忌照本宣科,态度冷漠。应该通过热烈的语言和生动的表情表现出朝气、信心和魄力,以此感染与会者,达到鼓舞人心的目的。要使语言富有感染力,会议主持者应掌握一定的讲演技巧,使自己能用感情和理智驾驭会议。
14.会议主持要议题突出,宗旨明确
会议主持人是会议的“舵手”,要随时把握、驾驭好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分的研讨,才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等。其中,哪一项应由与会者在会上做出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动等等。而要与会人员听得明白,那么,主持会议的企业领导就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容等一一交待给大家,层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听者不知所云、无所适从。
15.会议主持要言之有度,掌握准时机分寸
开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,便出现了冷场,拖延了时间;在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气……